Algemene voorwaarden

De partijen Flagstone en Klant worden hierna gezamenlijk de Partijen en individueel een Partij genoemd.

Waarom samenwerken met Flagstone?

1. Flagstone is gespecialiseerd in ontwikkeling van software-oplossingen, met een specifieke interesse in ERP, WMS & automatisatie software. Door de jarenlange ervaring van de medewerkers heeft Flagstone een stevige reputatie uitgebouwd.

2. Deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere overeenkomst, van welke aard dan ook, die ontstaat tussen Flagstone en de klant. De regels van deze voorwaarden zijn reeds van toepassing vanaf het eerste contact en de offerte die hieruit volgt.

Tussen offerte en opdracht.

1. Op vraag van de toekomstige Klant stellen wij een individuele offerte op waarin wij een uiteenzetting van de gevraagde opdrachten en de door ons gehanteerde tarieven en prijzen weergeven. Onze offertes voor het uitvoeren van de gevraagde opdrachten zijn steeds opgesteld in regie, tenzij uitdrukkelijk wordt aangegeven dat de uitvoering tegen een vaste prijs gebeurt. Al onze prijsberekeningen en offertes hebben slechts een indicatief karakter, tenzij wij uitdrukkelijk anders bepalen.

2. Iedere offerte die wij opstellen is slechts geldig ten aanzien van de personen tot wie de offerte gericht is. Een offerte heeft een geldigheidsduur zoals vermeld staat op de offerte zelf, of bij gebreke hieraan een geldigheidsduur van 30 kalenderdagen na datum van verzending.

3. Zodra wij een opdrachtbevestiging ontvangen is er sprake van een aanvaarding met het door ons gemaakte aanbod. Wij gaan vervolgens aan de slag. De opdrachtbevestiging kan zowel expliciet als impliciet worden afgeleid uit de onderlinge communicaties met de Klant. Een aanvaarding door middel van elektronische communicatiemiddelen of op mondelinge wijze is evenzeer geldig.

4. Wijzigingen aan de oorspronkelijke opdracht, zoals meerwerk, zijn enkel geldig indien de Klant en Flagstone hiertoe gezamenlijk beslissen. Als Klant begrijp en aanvaard je dat deze wijzigingen een mogelijke invloed kunnen hebben op het prijs- en tijdsbestek. De gevolgen van deze wijzigingen zijn volledig voor rekening van de Klant.

5. De Klant heeft de mogelijkheid om zijn opdrachtaanvaarding ten allen tijde te herroepen, maar dit zal geen afbreuk doen aan zijn oorspronkelijke betalingsverplichtingen en de betalingsverplichting voor reeds uitgevoerde bijkomende werken.

6. De termijnen voor oplevering die meegedeeld worden kennen een louter indicatieve werking. Wij houden de kwaliteit van ons werk graag hoog, daarom hebben wij het recht om de oplevering met maximaal tien (10) werkdagen uit te stellen zonder dat dit onze aansprakelijkheid op enige wijze in het gedrang brengt. Indien wij hiervan gebruik maken beschouwen wij het als een best practice om de klant voorafgaand op de hoogte te brengen.

Over de uitvoering van verbintenissen.

1. Door onze jarenlange professionele ervaring en uitgebreide kennis kunnen wij garanderen dat iedere opdracht aan een hoge kwaliteit wordt afgewerkt. De uitvoering gebeurt steeds in overeenstemming met de algemeen aanvaarde normen en gebruiken van de sector en waarbij gebruik wordt gemaakt van recente inzichten en technologieën. Iedere opdracht betreft steeds een inspanningsverbintenis.

2. Flagstone beschikt over de creatieve en technische vrijheid om de uitvoering van de opdracht naar eigen vermogen en inzicht uit te voeren, uiteraard in overeenstemming met de oorspronkelijke opdracht of offerte. Indien het nodig blijkt voor de goede uitvoering van de opdracht kunnen wij beroep doen op de diensten van gespecialiseerde derden, dewelke Flagstone volledig vrij kan aanstellen. Wij kunnen nooit aansprakelijk zijn voor fouten van derde partijen.

3. Een vlotte medewerking van de Klant is noodzakelijk om een opdracht tot een goed einde te brengen; dit betekent alle redelijkerwijs noodzakelijke handelingen stellen die vereist zijn voor de goede uitvoering van de overeenkomst. De Klant begrijpt en aanvaardt dat een gebrek aan medewerking gevolgen kan hebben voor de vooropgestelde timing en kosten. Eventuele gevolgen hiervan zijn volledig voor rekening van de Klant.

4. De uitwerking van een opdracht kan desgevallend worden onderverdeeld in deelopdrachten, die elk worden uitgevoerd binnen het overeengekomen tijdskader. De uitvoering van een volgende deelopdracht kan afhankelijk gemaakt worden van een uitdrukkelijke en schriftelijke goedkeuring van de Klant omtrent de vorige opgeleverde deelopdracht. Wij zullen steeds de termijn voor dergelijke goedkeuring aanduiden bij de oplevering. Wij gaan uit van een goedkeuring van de deelopdracht indien de Klant niet tijdig reageert. De uitvoering van laattijdige opmerkingen wordt steeds beschouwd als meerwerk.

6. Zodra de opdracht is afgewerkt gaan wij over tot een definitieve oplevering door middel van een duidelijke communicatie en (symbolische) overdracht van de gecreëerde producten. De definitieve oplevering gaat gepaard met de aanvang van een garantieperiode die geldt gedurende drie (3) maanden. Tijdens de garantieperiode verwerken wij iedere vorm van feedback omtrent de opgeleverde project binnen een redelijke termijn. Feedback omtrent fouten en onvolkomenheden in de functionaliteit moeten steeds vaststelbaar of reproduceerbaar zijn en op de meest gedetailleerde wijze worden beschreven. De feedback moet steeds schriftelijk en in gebundeld formaat worden meegedeeld. De feedback mag hoogstens op wekelijkse basis worden doorgestuurd.

7. Indien de opdracht bestaat uit een dienstverlening op lange termijn (bijvoorbeeld support- en hostingsdiensten) dan moet de Klant moet zich onthouden van elk gebruik dat op significante wijze hoger ligt dan het gebruik van een gemiddelde afnemer van onze dienstverlening, zogenaamd excessief gebruik. Wij zullen de Klant informeren omtrent het overmatige gebruik en maatregelen bespreken die dit gebruik kunnen beperken. Indien het overmatig gebruik van structurele aard is kunnen wij de Klant verplichten over te schakelen op een aangepast dienstenniveau. Dit is het geval indien de behoeften van de Klant gewijzigd zijn. Flagstone heeft het recht om haar verplichtingen uit deze overeenkomst op te schorten zolang geen oplossing voor de structurele overbelasting is gevonden.

Levering van Hardware.

1. De Klant verklaart steeds zelf de nodige informatie te verifiëren omtrent de geschiktheid van de hardware in functie van het verwachte gebruik.

2. Zodra de Klant, of een door de Klant aangewezen derde partij, de hardware ontvangt, is deze ontvanger verplicht de producten nauwkeurig te onderzoeken. Indien de hardware door een zichtbaar gebrek is aangetast, en dit uiterlijk waarneembaar is door de ontvanger kan hij hiervoor een klacht indienen. De Klant moet deze klachten binnen de zeven (7) dagen na levering uitdrukkelijk, ondubbelzinnig en gemotiveerd schriftelijk communiceren aan Flagstone. Het is de plicht van de Klant om deze communicatie voldoende te motiveren. Bij gebrek aan een tijdige klacht wordt de hardware als aanvaard beschouwd. Wij raden een motivering die gebruik maakt van alle redelijke technische middelen ter beschikking, zoals foto en video, steeds aan.

3. De Klant geniet dezelfde garantievoorwaarden omtrent de hardware zoals toegekend door de producent. De garantie is niet van toepassing op:

• Schade veroorzaakt door normale slijtage, onopzettelijke of opzettelijke veranderingen toegebracht door de Klant aan het product, inclusief onoordeelkundig en verkeerd gebruik en blootstelling aan vocht, brand, aardbeving en andere externe oorzaken.
• Schade veroorzaakt door een installatie en gebruik op een wijze die niet in overeenstemming is met de verstrekte instructies en informatie. Deze instructies en informatie wordt eveneens via elektronische communicatiekanalen verschaft.
• Schade veroorzaakt na de verwijdering van verzegeling op bepaalde onderdelen en na verwijdering of onleesbaar maken van het serienummer en andere nummering van productreeksen. De Klant of een onbevoegde derde partij mag deze verzegeling nooit verwijderen zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Flagstone of de producent.
• Verbruiksartikelen zoals bijgeleverde batterijen etc

4. Flagstone is niet verantwoordelijk voor het verdere gebruik van de geleverde hardware, en de eventuele doorverkoop hiervan. Flagstone kan in geen geval verantwoordelijk gesteld worden voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade, van welke aard dan ook, die door de uitrustingen aan de klant of aan een derde wordt veroorzaakt.

Onze tarieven en betalingsmodaliteiten.

1. Onze gehanteerde tarieven en prijzen zijn steeds exclusief BTW en andere bijkomende lasten, tenzij anders wordt aangegeven. Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald wordt, bevatten deze tarieven en prijzen alle bijkomende kosten die nodig zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst, zoals reiskosten en gebruik van IT-apparatuur.

2. Op deze tarieven en prijzen zijn de volgende veronderstellingen van toepassing:

• Deze vergoedingen zijn geldig voor “normale” werkdagen van 8 uur. Als medewerkers van Flagstone meer dan 8 uur werken per dag, dan kan deze tijd aangerekend worden aan een tarief gelijk aan het dagtarief gedeeld door 8.
• Vergoedingen voor het werken buiten de standaard werkuren worden vermenigvuldigd met volgende factoren:
  • Weekdagen voor 08h00 en na 17h00: 150%
  • Zaterdagen tussen 08h00 en 17h00: 150%
  • Zaterdagen voor 08h00 en na 17h00: 200%
  • Zondagen of Belgische feestdagen: 200%
• Deze vergoedingen bevatten een maximum reistijd van 2 keer 1hr/dag:
  • Indien medewerkers van Flagstone voor een volledige dag werken op de locatie van een klant en de reistijd is minder dan 1 uur (per rit) dan wordt geen reistijd aangerekend.
  • Indien medewerkers van Flagstone werken voor ½ dag op de locatie van de klant dan wordt de tijd voor 1 rit aangerekend.
  • Indien medewerkers van Flagstone minder dan ½ dag werken, dan wordt de tijd voor 2 ritten aangerekend.
• Voor reizen naar het buitenland, buiten de normale werkuren, wordt de reistijd aangerekend aan een normaal tarief, met een maximum van 8 uur per dag.
• Alle kosten zijn exclusief verplaatsingskosten en andere kosten:
  • Voor verplaatsing met de auto: 0,4 €/km.
  • Voor andere verplaatsingskosten en andere kosten: de gemaakte kosten zelf + 5% administratie kosten

3. Wij kunnen ten allen tijde overgaan tot een herziening van de gehanteerde tarieven en prijzen. Wij brengen de Klant hiervan ten minste 30 dagen voorafgaand aan de herziening schriftelijk op de hoogte. Een herziening is enkel mogelijk in het kader van een overeenkomst tot dienstverlening van bepaalde duur waarbij een termijn van minstens twaalf (12) maanden werd verstreken sinds de aanvang of de meest recente herziening. De Klant wordt geacht akkoord te gaan met deze prijsherziening, tenzij hij de overeenkomst beëindigt door middel van een aangetekend schrijven ten laatste tot dertig (30) dagen na inwerkingtreding van de nieuwe tarieven. Een herziening van de basisprijs volgens het indexcijfer zoals hieronder vermeld wordt niet gezien als een prijsaanpassing en wordt bijgevolg niet aan de Klant gemeld.

4. Bij overeenkomsten die langer dan één (1) jaar duren worden onze gehanteerde uur- of dagtarieven bij het verstrijken van iedere jaarlijkse periode automatisch geïndexeerd aan de hand van het Agoria-indexcijfer, conform artikel 57 van de wet 30 maart 1976.
De berekening gebeurt volgens de formule:

Pnieuw = Poud * ( 0,2 + ( 0,8 * ( Agorianieuw / Agoriaoud) ) )

Waarbij:

• ‘Pnieuw’ = de nieuwe, aangepaste geldende prijzen of tarieven.
• ‘Poud’ = de op het ogenblik van de ondertekening van het Contract geldende prijzen of tarieven.
• ‘Agorianieuw’ = de Referteloonkost op het ogenblik van de berekening van Pnieuw.
• ‘Agoriaoud’ gelijk is aan de Referteloonkost op datum van Poud.
• Referteloonkost: de referteloonkost, zoals gepubliceerd door Agoria voor de sector Gent (categorie +10 werknemers)

5. Bij gebrek aan uitdrukkelijk bepaalde tijdstippen zal Flagstone op maandelijkse basis factureren. Als je niet akkoord gaat met de ontvangen factuur ben je geacht deze spoedig en gemotiveerd te protesteren, ten laatste tot veertien (14) dagen na factuurdatum. Dit heeft geen invloed op enige (tussentijdse) betalingsverplichtingen.

6. Onze facturen zijn te betalen binnen 30 dagen vanaf facturatiedatum. Indien wij geen betaling hebben ontvangen op de vervaldatum zal van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een verwijlinterest ten belopen van de wettelijke rentevoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties (2017: 8%) op jaarbasis van toepassing zijn. Zodra wij de eerste ingebrekestelling hebben verstuurd zal eveneens een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd zijn ten belopen van 9,5% van het factuurbedrag, met een absoluut minimum van €50. Dit doet geen afbreuk aan ons recht om vergoeding te vragen voor de verdere kosten verbonden aan de niet-betaling.

7. Indien het voorwerp van deze overeenkomst een overdracht van enige eigendom uitmaakt blijven de geleverde producten exclusieve eigendom van Flagstone tot op het moment van de gehele betaling door de Klant. De Klant verbindt er zich toe derden op dit eigendomsvoorbehoud te wijzen indien dit nodig blijkt.

Wat met de intellectuele eigendomsrechten?

1. Alle materialen die Flagstone ontwikkelt en/of ter beschikking stelt bij de uitvoering van een opdracht worden beschermd door intellectuele eigendomsrechten. De term materialen moet in de ruimste zin geïnterpreteerd worden en omvat onder andere software, concepten, technieken, specifieke vaardigheden, voorgeprogrammeerde routines of procedures, technische knowhow, handleidingen, rapporten, notities en aantekeningen. Deze intellectuele eigendomsrechten behoren toe aan Flagstone, onze medewerkers en licentiegevers. Als klant verkrijg je enkel een beperkt recht van toegang, gebruik en weergave, dat in overeenstemming is met de oorspronkelijk kenbaar gemaakte doelstellingen. Deze toegekende rechten zijn op een niet-exclusieve basis toegekend aan de klant en zijn eveneens niet-overdraagbaar, behoudens uitdrukkelijke afwijkingen. Tenzij anders beschreven.

2. Flagstone maakt gebruik van Open Source software bij de ontwikkeling van eigen software. De gebruiksrechten van de Klant blijven beperkt tot wat bepaald wordt in de licenties waaronder de Open Source software wordt uitgegeven.

3. Alle door Flagstone gecreëerde en/of terbeschikkinggestelde materialen kunnen enkel gebruikt worden voor de vooraf gecommuniceerde doeleinden en/of bestemmingen. Het ongeautoriseerde gebruik zal bijgevolg aanleiding geven tot een nieuwe facturatie ten belopen van het gehanteerde standaardtarief vermeerderd met een toeslag van 50%, voor iedere vastgestelde schending apart. De Klant is eveneens verantwoordelijk voor ieder vastgesteld ongeautoriseerd gebruik door derden. Indien er vragen resten omtrent het al dan niet geautoriseerd gebruik, aarzel absoluut niet om ons te contacteren.

4. Tenslotte, wij zijn fier op onze Klant en voltooide projecten. De Klant begrijpt en aanvaardt dat wij ten allen tijde een verwijzing kunnen maken naar uw handelsnaam en/of handelstekens als één van onze referenties. Laat het ons uitdrukkelijk weten indien dit ongewenst gebeurt?

Duur en beëindiging.

1. De duur van deze Overeenkomst is de duur die nodig is voor de uitvoering van de besproken diensten, zijnde van bepaalde of onbepaalde duur. In geval van een overeenkomst van bepaalde duur zal deze telkens stilzwijgend verlengd worden voor een nieuwe duur van die gelijk is aan de oorspronkelijk bepaalde duur, tenzij uitdrukkelijk anders wordt overeengekomen. Iedere partij kan deze automatische verlenging verhinderen door middel van een opzegging bij het verstrijken van de duur. De opzegging gebeurt verplicht door middel van een aangetekend schrijven ten laatste twee (2) maanden voor het verstrijken van de duur van deze overeenkomst.

2. In geval van een Overeenkomst van onbepaalde duur hebben zowel Flagstone als de Klant het recht om de Overeenkomst ten allen tijde eenzijdig per aangetekend schrijven te beëindigen mits inachtneming van een opzegperiode van drie (3) maanden, beginnende de dag volgend op de dagtekening van het aangetekend schrijven.

3. Elke partij kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang ontbinden indien de andere partij op toerekenbare en zwaarwichtige of herhaaldelijke wijze inbreuk maakt op de verplichtingen eigen aan deze Overeenkomst. Tekortkomingen aan de betalingsverplichting en de medewerkingsverplichting door de Klant worden als zwaarwichtige tekortkomingen beschouwd. Een onmiddellijke beëindiging is slechts mogelijk nadat de in gebreke blijvende partij een redelijke mogelijkheid is gegeven om toch aan zijn verplichtingen te voldoen, na aangetekende ingebrekestelling. De beëindiging laat de mogelijkheid onverlet om verdere rechten uit te oefenen voor de schade geleden ten gevolge van een inbreuk.

4. Indien één van de partijen niet meer aan de verplichtingen van de Overeenkomst kan voldoen ten gevolge van een staat van faillissement of gerechtelijke reorganisatie of enige andere aantasting van de kredietwaardigheid, dan heeft elke partij het recht om de Overeenkomst onmiddellijk, eenzijdig en zonder meer te beëindigen door middel van een aangetekend schrijven.

Hoe staat het met onze aansprakelijkheid?

1. Flagstone is uitsluitend aansprakelijk voor iedere haar toerekenbare zware of herhaalde lichte contractuele en/of buitencontractuele tekortkoming die veroorzaakt wordt in de uitvoering van haar verbintenissen uit deze overeenkomst. Onze aansprakelijkheid blijft beperkt tot deze gevallen. In geval van een toerekenbare tekortkoming moet de Klant bij vaststelling onmiddellijk een aangetekende gemotiveerde ingebrekestelling versturen waarbij Flagstone de gelegenheid wordt gegeven om de tekortkoming te herstellen. Het totaal van onze aansprakelijkheid kan echter nooit hoger zijn dan het bedrag van de ons toekomende vergoeding. In geval van overeenkomst tot dienstverlening van bepaalde duur zal het totaal van onze aansprakelijkheid nooit hoger zijn dan een bedrag gelijk aan drie maanden van reeds gefactureerde prestaties.

2. Wij zijn enkel aansprakelijk voor directe schade die volgt uit onze tekortkomingen. Wij zijn in geen geval aansprakelijk voor elke vorm van indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winsten, financiële of commerciële verliezen, verhoging van de algemene kosten, verhoogde personeelskosten, schade door verlies van cliënten en dergelijke. Flagstone is evenmin aansprakelijk voor elke vorm van beschadiging, vernietiging of verlies van gegevens of documenten.

3. Indien de Klant door een contractuele of buitencontractuele tekortkoming de aansprakelijkheid van Flagstone in het gedrang brengt, dient zij alle nodige maatregelen te nemen om Flagstone te vrijwaren van elke schade die zij hierdoor kan oplopen.

4. In geval van overmacht is Flagstone gerechtigd om de uitvoering van de opdracht geheel of gedeeltelijk op te schorten, voor de duur van de overmacht. Overmacht is iedere situatie waarbij een vreemde oorzaak, overmacht of toeval een partij verhindert zijn verbintenis na te komen. Dit wil zeggen dat het moet gaan om een onvoorzienbare en onvermijdbare gebeurtenis, die onafhankelijk is van de wil van de schuldenaar, en die een onoverkomelijk beletsel uitmaakt voor de nakoming van de verplichting of verbintenis. Indien de overmacht van blijvende aard is en gedurende meer dan vijfenveertig (45) dagen aanhoudt, dan heeft elke partij het recht om de overeenkomst onmiddellijk, eenzijdig en zonder meer te beëindigen door middel van een aangetekend schrijven. Reeds geleverde prestaties worden in verhouding aangerekend aan de Klant.

Vertrouwelijkheid.

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing zodra een overeenkomst van welke aard dan ook ontstaat tussen Flagstone en de Klant. Dit betekent dat deze voorwaarden reeds van toepassing zijn op onze aanbiedingen en offertes. Deze voorwaarden beheersen op uitsluitende wijze de manier waarop een opdracht door Flagstone wordt uitgevoerd, behoudens uitdrukkelijke schriftelijke afwijkingen die in onderling overleg tot stand komen. Wij hebben het recht om deze algemene voorwaarden ten allen tijde aan te vullen of te wijzigen, maar deze nieuwe voorwaarden worden uitsluitend toegepast op toekomstige opdrachten.

2. Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht. In geval van geschil omtrent de uitvoering van de overeenkomst zullen Flagstone en de Klant alles in het werk stellen om een minnelijke oplossing te vinden. Indien het geschil toch wordt voortgezet zijn de rechtbanken van het arrondissement Veurne bevoegd.

3. De nietigheid of ongeldigheid van een bepaling of een gedeelte van een bepaling uit deze voorwaarden heeft geen gevolgen voor de werking van de overige bepalingen. De betwiste bepaling wordt geacht op zichzelf te staan en niet van toepassing te zijn. Wij hebben het voorrecht om de betreffende bepaling te vervangen door een geldige bepaling van gelijke strekking.

4. Wij kunnen onze rechten of plichten uit een overeenkomst ten allen tijde overdragen of uitbesteden aan een dochteronderneming of een daartoe ingeschakelde derde partij. Dit kan zonder de instemming van de Klant en zonder enige schadevergoeding. De derde partij zal volledig instaan voor de verdere uitvoering van de overeenkomst.